ЕФЕКТИВНЕ УПРАВЛІННЯ КОМУНІКАЦІЯМИ ТА ІНФОРМАЦІЄЮ НА ПІДПРИЄМСТВІ ЯК СКЛАДОВА ЇХ УСПІШНОГО ФУНКЦІОНУВАННЯ НА ЗОВНІШНЬОМУ РИНКУ


 

Горбова Олена

Львівський національний університет імені Івана Франка

Неможливо переоцінювати важливість комунікацій у керуванні на підприємстві. Навряд чи не усе, що роблять керівники, щоб полегшити організаційні досягнення, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі і досягати їх.

Комунікаційна політика більшості сучасних виробничих підприємств засновується на використанні елементів маркетингових комунікацій, які відокремлені та непов’язані між собою і реалізуються незалежно один від одного. Це не дозволяє досягнути синергетичного ефекту від підсилення дії одного елементу іншим, що знижує загальну ефективність політики підприємства. Формування інтегрованих комунікацій зменшує витрати на комунікаційну діяльність підприємства при забезпеченні інтенсивних темпів зростання обсягів реалізації продукції, що обумовлює підвищення загальної ефективності діяльності підприємства за рахунок збільшення його рентабельності.

Відповідно дослідженням керівник витрачає від 50 до 90 % усього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією убудований в усі основні види управлінської діяльності, комунікації є сполучним процесом.

Оскільки керівник виконує свої ролі і здійснює основні функції, для того щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.

Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, опитування показали, що 73 % американських, 63 % англійських, і 85 % японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціям. Згідно ще одному опитуванню приблизно 250000 працівників із двох тисяч самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну із самих складних проблем в організаціях. Ці опитування показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем.

Прагнення фахівців знайти ефективні управлінські підходи до перетворення інформації в інтелектуальні активи компанії сприятиме становленню концепції управління знаннями, популярність та дієвість якої підтверджується результатами досліджень, проведених лідером світового консалтингового ринку «Bain&Company». Встановлено, що у 2010 році управління знаннями використовували понад 69 % опитаних керівників компаній, а фахівці включили її до десятки найбільш популярних управлінських інструментів [4].

Комунікація та інформація мають надзвичайно важливе значення в житті суспільства, і зокрема в діяльності підприємства. Особливої уваги вони набувають в суспільстві, що глобалізується. Останнє характеризується воістину революційним розвитком інформаційно-комунікаційних технологій, які використовуються на всіх рівнях, у всіх сферах, галузях, територіальних та часових просторах управління.

Інформацiя виступає основою процесу управлiння комунікаціями. За допомогою iнформацiї реалiзується зв’язок мiж суб’єктом i об’єктом або мiж керуючою i керованою частинами системи управлiння. Управлiння має справу з величезними масштабами iнформацiї, обсяг якої при зростанні обсягiв виробництва продукцiї безперервно збiльшується. Наприклад, в сферi управлiння великим виробничим об’єднанням обертається iнформацiя, яка мiстить до 20 тис. показникiв, до 1 млн. матерiальних i 2 млн. трудових нормативiв, а вiдомостi про хiд виробництва передаються за допомогою 1,5-2 тис. документiв, з якими щоденно проводиться до 200 тис. операцiй. В цiлому обсяг iнформацiї зростає майже пропорцiйно квадрату росту обсягу виробництва.

Iнформацiя – це важлива основа процесу управлiння, оскiльки саме вона мiстить вiдомостi, необхiднi для оцiнки ситуацiї та прийняття управлiнського рiшення. При вiдсутностi iнформацiї немає можливостi свiдомо та аргументовано дiяти, оскiльки вона служить вихiдним матерiалом для теоретичної та практичної дiяльностi менеджера.

Без достовiрної iнформацiї про стан системи і взаємозв’язки з навколишнiм середовищем неможливо налагодити рацiональне функцiонування всього механiзму управлiння, до того ж вiдсутнiсть надiйної iнформації є однiєю з передумов суб’єктивiзму, суто вольових, необгрунтованих рiшень та дiй, несумiсних з науковим управлiнням. Органiзацiйно-практична дiяльнiсть керiвника й управлiння багато в чому має iнформацiйний характер, бо включає iнформацiю для прийняття рiшень i передачу iншим ланкам [1].

У працях останніх досліджень, поняття «інформаційна система» трактують як «комунікаційна» або спостерігається недостатньо чітке розділення розходжень між ними. Так, у колективній монографії вітчизняних вчених [2] до основних складових інформаційної системи відносяться відбір інформації, кодування інформації, передача інформації. Крім того, тут описується основна особливість і відмінна характеристика комунікаційної системи, а саме те, що «одержувач інформації повинен відреагувати на отримання інформації .. В ідеалі зворотний зв’язок повинен бути обізнаний, і плануватися наперед, набувати форму, відповідну даній ситуації, можливості сприймання партнером, встановлюватися без зволікань у відповідь на конкретний сигнал» [2]. Також в роботі О. Пилипенко [8] простежується характеристики саме комунікаційної системи. Так, А. Пилипенко характеризує інформаційну систему як «сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв’язку економічного об’єкта, методів, способів, фахівців, які беруть участь у процесі обробки інформації і розробки управлінських рішень» [3].

Таким чином, застосування концептуального системного підходу до процесу управління підприємством як сукупності взаємопов’язаних елементів в комунікаційно-інформаційній системі дозволить керівникам підприємства науково обґрунтовувати управлінські процеси. У зв’язку з цим виникає необхідність проведення модернізації інформаційного простору підприємства, яке обумовлене такими чинниками: змінами в організаційній структурі; невідповідністю використовуваного програмного або апаратного забезпечення сучасним розробкам; комерційною вигодою від використання готових рішень, вимогами ліцензійної угоди з виробниками інформаційних компонентів, неефективністю функціонування ІКСУ підприємства. Ці заходи забезпечать ефективне функціонування підприєжмства на зовнішньому ринку

Список використаних джерел

1. Бєсєдін М.О., Нагаєв В.М. Основи менеджменту: оцінно-ситуаційний підхід (модульний варіант): Підручник. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 496 с.

2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник для студ.вузов. – М.: Элит-2000, 2003. – 546 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2002. – 528 с.

4. Грiфiн Р.В., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник. – Л.: БаК, 2001. – 624 с.

4 Comments

  1. Доброго дня, пані Олено!
    Прочитав Вашу роботу на дану тематику, і визнаю, що Ви вміло підібрали основні тези, охарактеризувавши таким чином широкий спектр питання комунікації в менеджменті.

    Та є до Вас і наступне запитання :
    Практично всі дослідники даної проблеми сходяться на думці, що активні комунікації між співробітниками можуть стати вирішенням всіх проблем і бід організації. Ніби чим більше такого спілкування, тим менше може виникнути різних проблем, або ж вони будуть вирішуватися значно швидше. Якою є Ваша думка з цього приводу?
    Чекаю відповіді, дякую!

  2. Доброго дня!
    Дуже радію, що моя робота Вам сподобалася, із задоволенням відповім на Ваше запитання.

    До подібної стратегії в бізнесі необхідно ставитися з обережністю. Адже менеджери або вся організація в цілому при такому підході можуть перетворитися на перевантажені центри відповідей на різні і численні запитання, а, отже, в сховище абсолютно непотрібної інформації.

    Ще однією крайністю, яка може спричинити за собою зайві проблеми, є мінімальна кількість різноманітних каналів для комунікацій в колективі.Це не може зменшити обсяги інформації, а навпаки, переводить їх у підпільні центри, що безпосередньо відбивається на якості прийнятих керівниками рішень.

    Дякую за Ваше запитання!

  3. Вдячний за Вашу відповідь!
    Бачу, що Ви добре опрацювали дану тематику, і зробили обгрунтовані висновки!

    А яка Ваша думка щодо ролі зворотнього зв”язку в організаціях і підприємствах?
    Дякую!

  4. Доброго дня!
    Дякую за високу оцінку моєї роботи!

    Я вважаю, що зворотній зв’язок є складовою системи контрольно-управлінської інформаційної системи в організації, раціональна побудова якого виступає важливою запорукою ефективності всього підприємства. Згідно з рядом досліджень, двосторонній обмін інформацією (при наявності можливості для зворотнього зв’язку) порівняно з одностороннім (зворотній зв’язок відсутній), хоч і відбувається повільніше, проте ефективніше знімає напруженість, є більш точним, а отже, посилює впевненість у правильній інтерпретації повідомлень.

    Зворотній значно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам долати шум – все те, що спотворює зміст. Джерела шуму, які можуть створювати створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, охоплюють діапазон вад мови, до відмінностей у сприйнятті, через які можуть спотворюватися зміст повідомлення в процесах кодування та декодування, до відмінностей в організаційному статусі між керівником і підлеглим, які можуть ускладнити точнее передавання інформації.

    Для того, щоб зворотній зв’язок був ефективнішим, він повинен бути якомога докладнішим і конкретнішим, безпосереднім, враховувати інформаційні можливості (місткості) інших, не повинен бути подвійно оберненим.

    Ще раз дякую за Ваші запитання!

Напишіть відгук

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *